شفاف صحبت کردن یعنی چه؟ و اهمیت این موضوع در چیست؟ چرا بعضی افراد به راحتی در مورد آن چه در ذهن دارند صحبت می‌کنند و مخاطبشان را کاملا متوجه موضوع می‌کنند اما برخی دیگر در رساندن پیامی که در ذهنشان است مشکل دارند؟
حتما برای شما هم پیش آمده که در میانه‌های صحبت با کسی احساس کنید شخص مقابل در انتقال پیام مشکل دارد. هر چقدر بیشتر صحبت می‌کند، به امید این‌که شما را راحت‌تر متوجه منظورش کند، پیامش بیشتر نامفهوم و گنگ می‌شود.
به هر حال، این خیلی رایج است که دو نفر یا دو گروه متوجهِ حرفِ هم نمی‌شوند. با این که همزبان هستند و به یک زبان صحبت می‌کنند، اما پیامِ مورد نظر طرف مقابلشان را دریافت نمی‌کنند.
شفاف صحبت نکردن، یا ضعف داشتن در انتقال پیام، می‌تواند منجر به ایجاد سوءتفاهم شود و هزینه‌های سنگینی برای ترمیم رابطه به ما تحمیل کند.
اگر در یک گفتگوی مهم با شریک عاطفی‌ام نتوانم آن‌چه دقیقا در ذهنم است را بیان کنم و طرف مقابل را متوجه منظورم کنم، این بی‌توجهی می‌تواند در دراز مدت یا کوتاه مدت، باعث بر هم خوردن رابطه من شود.
اگر مدرس یا سخنرانی هستم که در انتقال پیام به مخاطبانم دچار اشکال هستم، احتمالا به زودی آن‌ها را از دست خواهم داد و نمی‌توانم برای رشد و توسعه مخاطبانم برنامه‌ریزی کنم.
اگر استاد دانشگاه هستم، اگر مدیر سازمان هستم یا دانشجویی هستم که می‌خواهم از پایان‌نامه‌ام دفاع کنم، یا می‌خواهم با انتقال پیام درست، برنامه تربیتی مناسبی برای فرزندانم ایجاد کنم و خلاصه در هر موقعیت و جایگاهی که باشم، هنر شفاف صحبت کردن یک مهارت مهم و کاربردی است.
در تمام مثال‌های بالا، هزینه بی‌توجهی به شفاف صحبت کردن، هزینه‌ای بالا و گزاف است. این‌جاست که شفاف حرف زدن تبدیل به موضوع مهمی می‌شود. فرض ما بر این است که می‌توانیم با تمرین نکات اساسی، هنر شفاف صحبت کردن را در خودمان تقویت کنیم.
در مدل شخصیت شناسی MBTI، ترجیح دریافت اطلاعات نزدیک‌ترین عاملی است که می‌توانیم برای انتقال درست پیام به مخاطبانمان روی تقویت آن کار کنیم.
- حسی‌ها (S) موقع دریافت اطلاعات به کلمات و واقعیت‌های ملموس و قابل رویت اتکا می‌کنند.
- اما شهودی‌ها (N) ترجیح می‌دهند به تفسیری که از اطلاعات حاصل می‌شود توجه کنند.
طبیعی است که این دو رویکرد متفاوت، در دریافت و ارائه اطلاعات، می‌تواند به طور بالقوه عاملی برای ایجاد سوءتفاهم و در نتیجه اختلاف نظر باشد.
اگر بتوانیم، فارغ از این که شهودی هستیم یا حسی، پیامی که در ذهن داریم را با «شفافیت» به طرف مقابل منتقل کنیم، جلوی بسیاری از تعارضات رایج بین N و Sها را گرفته‌ایم.
شفاف حرف زدن خصوصا در مذاکرات اهمیت زیادی دارد و می‌تواند تا حد زیادی، منافع ما را تضمین کند.
پس لازم است این مهارت مهم را یاد بگیریم و روی تقویت آن تمرکز کنیم.
در این مقاله پنج راهکار مهم برای تقویت هنر شفاف حرف زدن ارائه می‌کنیم و از شما هم می‌خواهیم در صورتی که راهکاری در ذهن دارید که در متن به آن اشاره نشده، حتما در قسمت نظرات راهکار خودتان را بیان کنید.
ترجیح دریافت اطلاعات و ارتباط آن با شفاف حرف زدن
مطابق مفروضات MBTI، افراد شهودی به طور طبیعی گرایش به ایجاد و تدوین نظام‌های ذهنی و فکری دارند. نتیجه این گرایش این می‌شود که شهودی‌ها عمدتا با ایده‌ها و افکار مختلف در ذهنشان بازی می‌کنند، روی نظریات پیچیده فکر می‌کنند، اصول و مبانی آن‌ها را در ذهنشان طبقه‌بندی می‌کنند و گاهی اوقات هم از دل این جستجوی ذهنی، ایده‌ها و نظریاتِ مخصوصِ خودشان را شکل می‌دهند.
به طور خلاصه شهودی‌ها با ایده‌پردازی و ارزیابی نظریات، «در ذهنشان» هیچ مشکلی ندارند. اما گاهی اوقات مشکل شهودی‌ها از آن‌جایی آغاز می‌شود که بخواهند این نظریاتِ ذهنی را برای دیگران «توضیح بدهند».
به عبارت دیگر، نظریات و افکار، آن‌قدری که در ذهن شهودی‌ها شفاف و بدیهی و قابل فهم است، در حوزه کلام، پیچیدگی‌های خودش را دارد. گاهی اوقات ممکن است شهودی‌ها کلماتِ مناسب را برای بیان آن چیزی که در ذهن دارند پیدا نکنند. در نتیجه دیگران در فهمِ ایده‌ها و نظریات این افراد دچار مشکل می‌شوند.
به طور تجربی، مشاهدات من این طور نشان داده که این حالت در درون‌گراهای شهودی (IN) بیشتر به چشم می‌خورد.
دلیل این امر این است که شهودی‌ها، عموما، ترتیبِ مشخصی را برای فکر کردن دنبال نمی‌کنند. روندِ فکر کردن در مورد ایده‌ها در افراد شهودی، خطی نیست.
شهودی‌ها به طور تصادفی روی افکار و ایده‌های مختلف حرکت می‌کنند و در یک لحظه‌‌ی غیرقابل پیش‌بینی، نظام فکری‌شان را تشکیل می‌دهند و در مورد موضوع به نتیجه می‌رسند.
یکی از تعاریف تفکر شهودی این است که، شهود به شما کمک می‌کند در مورد یک موضوع به نتیجه برسید، بدون این‌که همه جزئیات و حقایق مربوط به آن را بررسی کنید. به همین دلیل است که می‌گوییم روندِ تفکر شهودی، یک روند تصادفی و غیر خطی است.
اما، نکته بسیار مهم این است که، ما وقتی از ذهنمان خارج می‌شویم و در دنیای واقعی قدم می‌گذاریم و می‌خواهیم با دیگران ارتباط برقرار کنیم، لازم است در توضیح ایده‌ها و نظریاتمان، به جزئیات و حقایق توجه کنیم.
اگر داریم ایده‌ای را برای کسی توضیح می‌دهیم، هر چقدر با حقایق (fact) و جزئیات دقیق‌تری ایده‌مان را پشتیبانی کنیم، دو اتفاق مهم می‌افتد:
۱- اول این‌که مخاطب راحت‌تر متوجه موضوع می‌شود و پیامی که در ذهن من است سریع‌تر به مخاطب منتقل می‌شود
۲- دومین اتفاق مهم این است که، نظر و ایده من، وجاهت و سندیتِ بیشتری پیدا می‌کند. در این صورت احتمال بیشتری وجود دارد که ایده من مورد پذیرش واقع شود
وقتی دارم موضوعی را برای دیگران توضیح می‌دهم، ارائه ندادن جزئیات و کلیدواژه‌های مهم ایده‌ام، یعنی مبهم حرف زدن و مبهم حرف زدن می‌تواند منجر به بروز سوءتفاهم و در نتیجه اختلاف نظر شود. انگار که دو نفر دارند با دو زبان متفاوت با هم صحبت می‌کنند.
در ادامه پنج راهکار کلیدی ارائه کرده‌ایم برای این که از ابهام در سخن گفتن دوری کنیم و شفاف حرف زدن را تمرین کنیم. اگر احساس می‌کنید نیاز دارید پیامتان را راحت‌تر به مخاطبان منتقل کنید، مطالعه این قسمت می‌تواند برای شما مفید باشد.
۱- ایده‌تان را به صورت یک کلیدواژه بیان کنید
دقت کردید اگر کسی بخواهد داستان یک فیلم را لو بدهد و دیدن آن را بی‌ارزش کند، چقدر راحت می‌تواند این کار را انجام بدهد؟ حتی با یک جمله! از این ترفند برای انتقال پیامی که می‌خواهید به درستی منتقل کنید استفاده کنید! اگر بخواهید فکر یا نظرتان را در کمترین تعداد جملات بیان کنید به طوری که کاملا برای همه قابل فهم باشد، چه می‌گویید و آن را چطور توضیح می‌دهید؟
گاهی اوقات بعضی از ما در این دام می‌افتیم که به طور مفصل درباره مواردی که به نظر خودمان به ایده اصلی مربوط است صحبت می‌کنیم و به آن شاخ برگ می‌دهیم. خودمان فکر می‌کنیم این کار به مخاطب ما کمک می‌کند موضوع را بهتر بفهمد. اما در اصل داریم اشتباه می‌کنیم! دور شدن از موضوع اصلی و شاخ و برگ دادن به آن، یعنی فراموش کردن جزئیات و حقایق مهمِ مرتبط با ایده! و این، فهمِ پیامِ اصلی را برای مخاطب سخت می‌کند.
ایده‌تان را با کمترین جملات، طوری توضیح دهید که مطمئن شوید مخاطب منظورتان را کاملا فهمیده است.
فکر کنید اگر حرفی که در ذهنتان است، یک فیلم سینمایی بود و می‌خواستید داستان آن را لو بدهید چه می‌گفتید!
در قدم بعد سعی کنید اصلی‌ترین اطلاعاتِ مربوط به پیامتان را بیان کنید. مخاطب برای این که دقیقا متوجه منظور ما بشود، نیاز به شنیدن جزئيات و اطلاعاتی دارد که از نظر خود ما بدیهی و روشن است.
این تمرین به شما کمک می‌کند رفته رفته اطلاعات و جزئیاتِ ضروری را از شاخ و برگ‌های اضافی تشخیص دهید و به مرور زمان، در سخن گفتن، شفاف‌تر و قابل فهم‌تر شوید. وقتی مجبورید پیامتان را با کمترین جملات بیان کنید، دیگر فرصت طولانی حرف زدن و در نتیجه سردرگم کردن مخاطب را ندارید. این کمک می‌کند زودتر، پیام اصلی‌تان را به گوش مخاطب برسانید.
پیش از این‌که وارد راهکارها شویم، به تعدادی از تجربه‌های مرتبط توجه کنید:
گاهی اوقات که دارم راجع به موضوعی کاری با رئیسم صحبت می‌کنم، احساس می‌کنم متوجه منظور من نمی‌شود و هر چقدر سعی می‌کنم با کلمات متفاوت همان مفهوم را تکرار کنم انگار هیچ فایده‌ای ندارد و او فقط به من می‌گوید: «چرا این‌قدر حرفت را تکرار می‌کنی؟» اما با این حال او منظور اصلی من را نمی‌گیرد! بعدها متوجه شدم که شاید من دارم پیام مورد نظرم را بد بیان می‌کنم، این شد که به این فکر افتادم که چطور می‌شود افرادی مثل من روی تقویت مهارت «ارسال درست پیام» تمرین کنیم.
من هم در چنین موقعیتی بوده‌ام، هر چقدر برای طرف مقابلم مسئله را توضیح می‌دهم او به پیامی که مورد نظر من است نمی‌رسد! این جور مواقع فقط تسلیم می‌شوم و با لبخندی می‌گویم: «من منظورم را روی کاغذ و به صورت نوشتاری بهتر بیان می‌کنم!»
حالا در ادامه قسمت قبل به دو راهکارِ دیگر برای انتقال شفاف پیام توجه کنید:
۲. برای انتقال مناسب پیام، استراتژی داشته باشید
یکی دیگر از نکات مهمی که اگر آن را در گفتگوهایتان رعایت کنید، می‌تواند به انتقال درست‌تر پیام شما کمک کند این است که بین «ایده» و «روش تحقق ایده» تمایز قائل شوید.
برای بسیاری از افراد خود ایده به تنهایی جذاب است و می‌تواند محرک و انگیزه‌بخش آن‌ها باشد. اما برای عده‌ای دیگر، ایده به تنهایی موضوعِ مهمی نیست، بلکه ذهن آن‌ها به دنبال روش و راه‌حل‌های واقعی و در دسترس برای عملی کردن ایده می‌گردد.
به همین نسبت، وقتی شما دارید در مورد ایده‌تان صحبت می‌کنید ممکن است دو رویکرد متفاوت در قبال صحبت‌های شما وجود داشته باشد: دسته اول افرادی که از ایده‌تان به وجد می‌آیند و پیام شما را می‌گیرند و دستهٔ دوم افرادی که می‌خواهند در مورد طرح و نقشهٔ اجرایی از شما بشنوند.
با بعضی افراد فقط باید در مورد ایده‌تان حرف بزنید، چون وقتی در مورد «روش» اجرایی کردن ایده‌تان حرف می‌زنید، آن‌ها دیگر به ادامهٔ حرف شما گوش نمی‌دهند، چون این افراد بیشتر مشتاقِ شنیدن خود ایده هستند.
در مقابل، برای برخی دیگر از افراد بهتر است فقط اشارهٔ مختصری به خودِ ایده داشته باشید و بیشتر روی روشِ اجرایی کردن ایده‌تان صحبت کنید. چون «ایدهٔ» تنها برای این افراد معنا و مفهومِ ملموسی ندارد و آن‌ها دوست دارند در مورد روش و چگونگی اقدامِ شما در راستای عملی کردن آن ایده بشنوند.
چک‌لیستِ ارائه را آماده کنید!
وقتی چیزی در ذهن دارید، سعی کنید به سؤالات زیر در مورد آن پاسخ دهید تا قبل از هر چیز ذهنیت خودتان در مورد آن کاملاً شفاف و ملموس شود:
۱. مسئله چیست و ایدهٔ من برای حل کدام مشکل یا مسئله می‌تواند کمک کننده باشد؟
۲. ایدهٔ من برای حل مشکل چیست؟ ایدهٔ من چه کمکی به حل مسئله می‌کند؟
۳. تعریف دیگران از این مشکل چیست و آن‌ها چه دیدگاهی در مورد آن دارند؟ آیا قبلاً اطلاعی از این مسئله داشته‌اند یا خیر؟
۴. من چطور می‌توانم ایدهٔ خودم را به بهترین شکل برای دیگران جا بیندازم و آن‌ها را متوجه منظور خودم بکنم؟
به کمک یک مثال بسیار ساده می‌خواهیم موارد بالا را امتحان کنیم: فرض کنید من در مجتمع مسکونی ده طبقه با بیست واحد زندگی می‌کنم و مدت‌هاست که سیستم سرمایشی برخی از طبقات دچار مشکل شده است. طبیعی است که باید با مدیر ساختمان برای حل این مسئله صحبت کنم و شخصی را می‌شناسم که متخصص تعمیر سیستم‌های سرمایشی در آپارتمان است.
برای این‌که پیام خودم را به بهترین شکل منتقل کنم، سعی می‌کنم آن را از فیلترهای چهارگانه عبور بدهم.
در مورد پرسش اول: «مسئله چیست؟»، باید سعی کنم با مختصرترین و در عین حال شفاف‌ترین کلمات مشکل را بیان کنم. طبیعی است طرح صورت مسئله می‌تواند این باشد: «۴ روز است که سیستم‌های سرمایشی طبقات ۲ تا ۸ ساختمان از ساعت یک ظهر به بعد، یا از کار می‌افتد یا به اندازه کافی خنک نمی‌کند.»
شاید بدترین نوع تعریف مسئله و ارسال پیام در این مثال این بود: «چند روزی است که سیستم سرمایشی بعضی از طبقات ساختمان خراب شده است.»
دقت کنید که در تعریف مسئله باید تا حد ممکن دقیق و شفاف باشید و از لغات کمی و اشارات واضح استفاده کنید. هر چقدر پیام شما مبهم باشد، امکان حل مشکل کمتر می‌شود، چون بخش زیادی از انرژی باید برای فهم پیام صرف شود.
بخش دوم این است که از خودم بپرسم راه حل من چیست؟ پاسخ این سؤال می‌تواند این باشد: «یک تعمیرکار مسلط و کار بلد می‌شناسم که می‌تواند این مشکل را با قیمت مناسب و در زمان معقول حل کند.» بقیه جزئیات مثل شماره تماس، هزینه، مدت زمان مورد نیاز برای رفع مشکل جزو اطلاعاتِ بعدی است که باید از آن‌ها مطلع باشید.
در مرود پرسش سوم، خوب است از تعدادی از همسایگان در مورد این مشکل پرسوجو کنم، شاید مشکل آن‌ها وخیم‌تر باشد، شاید آن‌ها راه حل بهتری داشته باشند، شاید تعدادی از آن‌ها هنوز به فکر نیفتاده باشند و شاید اصلاً تعدادی از آن‌ها از این موضوع بی‌اطلاع هستند!
همیشه پرسوجو در مورد مشکل اطلاعاتِ بیشتری در مورد مسئله به من می‌دهد و داشتن اطلاعاتِ بیشتر یعنی تسلط بر اوضاع.
بخش چهارم هم به من می‌گوید، بعد از فهمیدن مشکل و راه حل و به دست آوردن اطلاعات لازم در مورد آن، بهترین راه حل ممکن چیست و چطور باید برای حل آن اقدام کنم.
این یعنی استراتژی مناسب برای انتقال پیام و حل مسئله در کمترین زمان ممکن و بهینه‌ترین حالت.
۳. تصویرسازی کنید
اصولاً ایده‌ها از جنس فکر هستند و مثل هر پدیدهٔ انتزاعی دیگری، تصویری را در ذهن تداعی نمی‌کنند. ایده‌ها را معمولاً با «کلمات» نمی‌توان برای دیگران جا انداخت. فقط در صورتی می‌توانیم چیزی که در ذهن داریم را به راحتی برای دیگران بازگو کنیم که تلاش کنیم آن را «تصویری» کنیم.
«تصویری بودنِ ایده» کیفیتی است که باعث می‌شود وقتی ایده‌تان را مطرح می‌کنید، یک تصویر ملموس و عینی در ذهن مخاطبان شکل بگیرد.
پیام تصویری یعنی چه؟
وقتی من به شما بگویم به «پردازش» فکر کنید، به احتمال زیاد «شکل» یا تصویر خاصی در ذهن شما ایجاد نمی‌شود. اما کافی است بگویم به مانیتور ۱۴ اینچی لپ‌تاپ فکر کنید، احتمالاً یک تصویر واضح و روشن در ذهن شما شکل خواهد گرفت که می‌توانید آن را توصیف کنید.
چرا؟ این دو مثال چه فرقی با هم داشتند؟ مثال دوم چه کیفیتی داشت که اولی فاقد آن بود؟
فرق آن‌ها در عینی یا انتزاعی بودن آن‌هاست. هر چه یک کلمه عینی‌تر باشد احتمال شکل گرفتن یک تصویرِ ملموس از آن در ذهن بیشتر است. اما کلمات انتزاعی عموماً تصویر خاصی را در ذهن ایجاد نمی‌کنند.
«پردازش» یک کلمه انتزاعی است، اما «مانیتور ۱۴ اینچی» یک کلمه عینی و ملموس است.
کلید پیام‌های شفاف این است که به صورت عینی و تصویری بیان می‌شوند. ایده‌ها به خودیِ خود، مفاهیمی انتزاعی و ذهنی‌اند و این ما هستیم که باید آن‌ها را به کلمات و تصاویری عینی و ملموس تبدیل کنیم.
برای توصیف ایده‌تان از صفات، کمیت‌ها، اعداد و ارقام و شکل‌های ظاهری استفاده کنید. سعی کنید در مورد رنگ، شکل، بو، اندازه و … توضیح دهید تا پیامتان تصویری‌تر و ملموس‌تر شود.
استفاده از تکنیک تصویرسازی، به مخاطب شما کمک می‌کند تا سریع‌تر پیام شما را دریافت کند و مفهوم آن را درک کند.
۲ دیدگاه
بسیار متشکرم بابت مطالب مفید و خوبتون و البته احساس مسئولیتتون بابت آموزش و ارائه …بسیار کاربردی… سپاس🌟⚘❤
ممنونم ققنوس گرامی، حتماً مقاله‌های به جدیدترمون هم سر بزنید.